[عاشق القمر]

5- مهام الهيئة الإدارية:

5-1 إعداد رسالة المنظمة
من أولويات عمل الهيئة الإدارية أن توصل وتوضح إلى كل من له صلة مباشرة أو غير مباشرة بالمنظمة الأسباب التي تبرر وجودها، والغاية التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها، وتقوم الهيئة الإدارية بذلك من خلال إعداد وكتابة ما يسمى "رسالة المنظمة"، وهي تتراوح ما بين فقرة واحدة إلى صفحة كاملة. وتتضمن رسالة المنظمة الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها والآليات التي تعتمدها في سبيل ذلك والفئة المستفيدة من الخدمات التي تقدمها المنظمة.
ومع التأكيد على ضرورة قيام الهيئة الإدارية بإعداد وكتابة رسالة المنظمة، فإنها مطالبة كذلك بمراجعتها بشكل دوري وإدخال التعديلات المطلوبة عليها وذلك بالتعاون مع أعضاء المنظمة والمتطوعون والمتعاونون.

5-2 التخطيط
التخطيط هو العملية التي يتم فيها تحديد الوضع الحالي للمنظمة والإنجازات التي تنوي تحقيقها والوسائل والآليات التي ستستخدمها للوصول إلى تلك الإنجازات. ويعتبر التخطيط من المؤشرات الهامة التي تساعد المنظمات على النجاح، حيث أن التخطيط يأخذ بالاعتبار تقييمات عوامل القوة والضعف داخل المنظمة، والفرص المتاحة والمخاطر التي تعترض عمل المنظمة في محيط عملها، بالإضافة إلى أن التخطيط طويل المدى يوفر الاستقرار والاستمرارية في الإدارات المتعاقبة على المنظمة.

من يشارك في عملية التخطيط؟
من الضروري أن يشارك كافة أعضاء الهيئة الإدارية في وضع خطط المنظمة لما توفر هذه المشاركة لهم من شعور بالانتماء إلى هذه الخطط وبالتالي استعدادهم لتنفيذها. والمطلوب من أعضاء الهيئة الإدارية إثارة الأسئلة الحيوية أثناء عملية التخطيط ووضع الإجابات الواقعية لها. ومن المفضل أن تفتح الهيئة الإدارية المجال لأطراف أخرى لتشاركها في عملية التخطيط، كالخبراء والمستشارين الذين يستطيعون تطوير بعض جوانب الخطة بخبراتهم ومهاراتهم أو تقديم الحلول العملية لاستفسارات وتساؤلات أعضاء الهيئة الإدارية. ومن الممكن أن تلجأ الهيئة الإدارية إلى مشاركة العاملين والمتطوعين في المنظمة في عملية التخطيط، حيث أنه بإمكانهم تقديم تصور حقيقي لواقع عمل المنظمة بحكم ممارستهم اليومية لأعمال المنظمة. وبشكل عام، فإن مشاركة كافة الأطراف في عملية التخطيط بشكل تعاوني سيؤدي إلى الخروج بخطط تتفق جميع الأطراف على مضمونها وهو ما سيوفر الوقت والجهد على المنظمة في تنفيذها مستقبلاً، كما أن هذه المشاركة الواسعة لا تنفي صلاحية الهيئة الإدارية في إقرار الصيغة النهائية للخطة.
ومن المفضل أن تركز الهيئة الإدارية على التخطيط طويل المدى والتخطيط الاستراتيجي فهو يلبي الاحتياجات المستقبلية للمنظمة في الاستمرار والنمو.


5-3 وضع وتقوية ومتابعة برامج وخدمات المنظمة
من المهام الرئيسية للهيئة الإدارية تقييم خدمات وبرامج المنظمة، والتوصل إلى مقترحات جماعية وواضحة تتعلق بتقوية هذه البرامج والخدمات أو اقتراح خدمات وبرامج جديدة تنفذها المنظمة. وتكمن أهمية هذه المهمة للهيئة الإدارية في أن كل ما تقدمه المنظمات من خدمات وبرامج هو مؤشر لمدى نجاحها في تلبية احتياجات أعضائها والفئات المستفيدة من وجودها.
إن متابعة الهيئة الإدارية لخدمات وبرامج المنظمة يساعدها على الملاءمة بين إمكاناتها البشرية والمالية وبين حجم النشاطات التي تقدمها وتحقيق التوازن بينها بما يكفل عدم إرهاق المنظمة بمسؤوليات والتزامات تفوق قدراتها، كما تساعدها المتابعة على ترتيب أولوياتها في الخدمات والبرامج من خلال التعرف على رأي الأعضاء والفئات المستفيدة بمستوى تلك الخدمات والبرامج من خلال القيام باستطلاع لرأيهم، وهو ما يساعد كذلك على تحسين مستوى الخدمات والبرامج وتقويتها.
ويجب أن لا يقتصر دور الهيئة الإدارية على تقييم ومتابعة ما هو موجود من خدمات وبرامج، بل لا بد أن تقوم بالتفكير بشكل ابتكاري بخدمات وبرامج جديدة للمنظمة تتناسب مع رسالتها وأهدافها وتفتح المجال أمام توسيع عدد المستفيدين من وجود المنظمة وتستجيب لاحتياجات الاجتماعية.


5-4 توفير الموارد اللازمة وحسن إدارتها
يتوقف نجاح أي منظمة على توافر الموارد اللازمة لتحقيق أهدافها، ومن ثم كان توفير الموارد على رأس مسؤوليات مجلس الإدارة. ومن المشاكل التي تعاني منها كثير من المنظمات هي اعتماد الهيئة الإدارية على المدير التنفيذي أو مدراء البرامج في توفير الموارد المالية للمنظمات. إن جمع الأموال بطريقة فعالة يعد أحد المعايير الأساسية لقياس مدى قدرة الهيئة الإدارية والتزامها وتأثيرها، ومن ثم فإن كل عضو من أعضاء الهيئة الإدارية مطالب بالتفكير والعمل على ربط المنظمة بمصادر تمويلية أو التفكير بوسائل تساعد المنظمة على توفير موارد مالية كالمساهمات الشخصية أو حملات التبرع أو مقترحات تمويل مشاريع أو استثمارات المنظمة. ومن أجل تطوير دور الهيئة الإدارية في تنمية الموارد المالية للمنظمة فعلى أعضاء الهيئة الإدارية الاطلاع على وسائل تنمية الموارد المالية والانتساب إلى دورات تنمي من مهاراتهم في هذا المجال.
ولا يقتصر دور الهيئة الإدارية على توفير الموارد فحسب، بل يمتد ليشمل الإشراف المباشر على حسن إدارة هذه الموارد، من خلال مراقبة تنفيذ بنود الموازنات من واردات ومصاريف، سواء المتعلقة بالموازنة العامة أو بموازنات المشاريع والبرامج التي تنفذها المنظمة. وبشكل عام على الهيئة الإدارية أن توجه جزءاً من جهدها نحو تحقيق التوازن بين النشاطات التي تسعى إلى تنفيذها والبرامج التي تطبقها وتنمية كوادرها البشرية وبين إمكاناتها المالية حتى تتجنب المرور بأزمات مالية تهدد استقرار المنظمة.


ويمكن للهيئة الإدارية الاستفادة من المهارات التالية لتنمية الموارد المالية للمنظمة:
دعم الموارد المالية للمنظمة يبدأ من الهيئة الإدارية نفسها من خلال التبرعات الشخصية من أعضاء الهيئة الإدارية
إعداد قوائم بأسماء وهواتف وعناوين المؤسسات التمويلية الوطنية والعربية والأجنبية الموجودة في البلد
التعرف على برامج عمل المؤسسات التمويلية لوضع تصور حول الخدمات التي تقدمها المنظمة والتي من الممكن أن تمولها المؤسسات التمويلية
تنمية الموارد المالية للمنظمة لا يعني فقط إيراد الأموال إلى المنظمة بل يعني كذلك ضبط نفقاتها
تنظيم حملات لجمع التبرعات أو عقد حفل سنوي لجمع التبرعات
ضرورة تنويع مصادر تمويل المنظمة وعدم الاعتماد على مصدر واحد


5-5 فتح قنوات اتصال وعلاقات عامة مع الجهات الأخرى
من العوامل الرئيسية التي تدعم استقرار وأعمال المنظمة هو وجود شبكة من العلاقات العامة الواسعة لها في بيئة العمل لما توفره هذه الشبكة من جمهور واسع يطلع على إنجازات المنظمة ومن خلق آفاق تعاون وعمل جديدة مع المنظمات الأخرى. ولأن الهيئة الإدارية هي حلقة الوصل ما بين المنظمة والبيئة المحيطة بها كان من أهم واجبات أعضاء الهيئة الإدارية استثمار الفرص المتاحة لتقوية علاقات المنظمة والتعريف بها وبأهدافها وخلق فرص للعمل في إطار تحالفات من المنظمات الأخرى التي تجتمع على نفس الأهداف أو من خلال استقطاب اهتمام الشخصيات العامة أو الجمهور إلى تلك الأهداف.

يتبع ,,,