[عاشق القمر]

إدارة المنظمات غير الربحية

أولاً: الهيئة الإدارية
1- تعريفها:
هي الهيئة التي تتكون من أعضاء يتم انتخابهم بطريقة ديمقراطية من الهيئة العامة للمنظمة، وتعتبر الهيئة الإدارية السلطة التنفيذية لسياسات وأهداف المنظمة. وبالرغم من اتسام كل منظمة بسمات تميزها عن المنظمات الأخرى، إلا أن مسؤوليات الهيئات الإدارية وتشكيل أعضائها تتشابه في مختلف أنواع المنظمات، ولا يوجد نموذج موحد لمهام الهيئة الإدارية أو تشكيلها أو مهام أعضائها.

2- مواصفات الهيئة الإدارية الناجحة:
حتى تتسم الهيئة الإدارية وأعمالها بالنجاح يجب أن تتوفر العوامل التالية فيها، وهي:
توفر عنصر ومهارات القيادة لدى أعضائها.
خلفيات وخبرات أعضائها متكاملة.
لديها توقعات وتصورات، ممكنة التطبيق، حول تحسين أداء وأعمال المنظمة.
لدى أعضائها تصور واضح ومشترك لأهداف المنظمة، ولديهم التزام تجاه تلك الأهداف.
أن يتمتع أعضاؤها بمهارات وقدرات كافية.
لديها قنوات اتصال وعلاقات عامة قوية.
تتعامل بانفتاح مع أي إشكال يعترض عمل الهيئة أو المنظمة.
تعمل وفق برنامج عمل محدد المهام والتوقيتات.
تتابع باستمرار عمل المنظمة وتقيم النتائج بشكل دوري.
لديها تواصل مع إدارات المنظمة والعاملين فيها.

3- عقبات تعترض نجاح الهيئة الإدارية:
ضعف معايير انتخاب أعضاء الهيئة الإدارية.
توجهات وسياسات المنظمة غير محددة لدى الأعضاء بشكل دقيق ومكتوب.
اعتماد أعضاء الهيئة الإدارية على أفكار خارجة عن اهتمامات وأهداف المنظمة.
عدم إطلاع الهيئة الإدارية الموظفين وأعضاء الهيئة العامة على المستجدات والتطورات الخاصة بأعمال المنظمة.
إهمال الهيئة للمهام المنسوبة لها إما لضعف الموارد أو لاعتمادها على المدير التنفيذي والموظفين بالقيام بالأعمال أو لعد توفر الوقت لدى أعضاء الهيئة الإدارية.
ضعف المعرفة بأساليب إدارة المنظمات غير الحكومية.


4- أعضاء الهيئة الإدارية:
4-1 الرئيس ونائب الرئيس:
مواصفات الرئيس:
•ملتزم بغايات وأهداف وبرامج المنظمة
•يتمتع بمؤهلات قيادية (يشجع المحيطين به، يبتكر وسائل ومجالات عمل جديدة للمنظمة، يعمل على تطوير العمل، ...)
•يتمتع بمهارات عالية في الاتصال والتواصل
•يتمتع بثقة واحترام أعضاء الهيئة الإدارية
•يمنح الوقت الكافي للعمل في المنظمة

مهام ومسؤوليات رئيس الهيئة الإدارية:
•ترؤس أعمال الهيئة الإدارية والهيئة العامة
•قيادة الهيئة الإدارية في عملية التخطيط وتصميم البرامج والنشاطات
•دمج الآراء المتنوعة في الهيئة الإدارية
•تشجيع مشاركة كافة أعضاء الهيئة
•تمثيل المنظمة لدى الهيئات الرسمية والقضائية
•الإشراف على كافة أعمال المنظمة واللجان المنبثقة عنها
•المشاركة في استقبال وفود المنظمة وتعريفهم بها
•الإشراف على أعمال المنظمة المختلفة والطلب من المعنيين إعداد تقارير تقييمية
•التأكد من قيام المنظمة بتسديد التزاماتها وتنفيذ اتفاقياتها
•فتح قنوات اتصال مع الجهات الأهلية والرسمية المعنية بأهداف المنظمة
•مساعدة وتشجيع المشاركة في عملية صنع القرار واتخاذه في المنظمة
•تنمية روح الفريق لدى الأعضاء والعاملين في المنظمة ويقوم نائب الرئيس بكافة أعمال رئيس الهيئة الإدارية في حال غيابه.

4-2 أمين السر (الكاتب العام):
وهو الشخص المسؤول عن الأعمال الكتابية للهيئة الإدارية وحفظ سجلاتها وإعداد مراسلاتها مع الهيئات الرسمية، ويرتبط إدارياً برئيس الهيئة الإدارية.

مواصفات أمين السر:
•أن يتمتع بمهارات إدارية وكتابية عالية
مهام ومسؤوليات أمين السر:
•كتابة وحفظ محاضر اجتماعات الهيئة الإدارية
•التنسيق مع المعنيين بإعداد جدول اجتماعات الهيئة الإدارية
•كتابة إشعارات للأعضاء عن اجتماعات الهيئة العادية والطارئة
•إعداد رسائل المنظمة المتعلقة بالاتصال مع الجهات الرسمية
•إعداد الرسائل الخاصة بإجراءات انتخابات المنظمة والإشراف على إيصالها إلى الأعضاء
•متابعة انسجام أعمال الهيئة الإدارية مع النظام الأساسي للمنظمة
•وضع نظام لحفظ سجلات المنظمة
•إعداد التقرير الإداري السنوي للمنظمة

4-3 أمين الصندوق (أمين المال):
وهو الشخص المسؤول عن القيام بكافة الأعمال المالية والمحاسبية للمنظمة، سواء بنفسه أو من خلال متابعة محاسبي المنظمة، ويرتبط إدارياً بالرئيس.

مهام ومسؤوليات أمين الصندوق:
•تنفيذ قرارات الهيئة الإدارية فيما يتعلق بالمعاملات المالية الخارجية
•تقديم وصف دوري عم الوضع المالي للمنظمة
•حفظ الدفاتر والمستندات المالية في مركز المنظمة
•تحصيل وإيداع إيرادات وأموال المنظمة
•إعداد التقرير المالي السنوي
•البحث المستمر عن مصادر لتمويل المنظمة وتنمية مواردها
•الإشراف على إعداد موازنات برامج ونشاطات المنظمة

يتبع ,,,