المقابلة الشخصية لطالبي الوظيفة

[يتيم الشعر]

تمثِّل المادة التي يتم جمعها أثناء المقابلات مع شاغلي الوظائف / الأعمال المدخل الأوَّلي لتوصيف الوظيفة / العمل . وهكذا يكون للطريقة التي تدار بها هذه المقابلات أثر فعَّال على نوعية المعلومات التي تستخدم في أغراض التقييم وصلاحية عمليات التقييم .

وليس الغرض من هذه الوحدة إعطاء تعليمات تفصيلية عن تقنيات المقابلة ، فهناك الكثير من مصادر المعلومات عن هذا الموضوع يمكن الإشارة إليها عند اللزوم . ومع ذلك يصبح من المهم أن نتذكر أنه يوجد فرقاً جوهرياً بين أهداف هذا النوع من المقابلة ومعظم مقابلات الموظفين الأخرى . ومن وجهة النظر هذه يصبح هدف هذه الوحدة هو المساعدة في إيجاد فهماً أوضح عن ماذا يتضمن في إدارة مقابلة شاغل الوظيفة / العمل من هذا النوع .

الهــــدف OBJECTIVE

وبخلاف معظم الأنواع الأخرى لمقابلات الموظفين التي تهدف إلى جمع معلومات بغرض الإعداد أو التجهيز ، نجد أن توصيف الوظائف / الأعمال يكون غير مهتم بعملية تقييم شاغل الوظيفة /العمل ، ونجد أن الخصائص الشخصية واستعدادات شاغِّل الوظيفة / العمل الفردية غير متصلة بالموضوع ، وعلاوة على ذلك يجب ألاَّ يسمح محلِّل الوظيفة / العمل لتقييمه للأهمية النسبية للوظائف /الأعمال بأن ينعكس على الطريقة التي يتم بها إدارة المقابلة .

إن الهدف الرئيسي هو جمع معلومات واقعية متحررة الآراء والأحكام وقائمة بثبات على المطالب الحالية للوظيفة / العمل ؛ وليست على قدرات شاغل الوظيفة / العمل موضع المقابلة ، أو على ما يعتقده الآخرون بشأن ما يمكن أن يقوم به شاغل الوظيفة / العمل .


مراحل إعــداد أولية PREPATATORY STAGES

نفِّذ واجــبك المنزلــي DO YOUR HOMEWORK

حتى لو كنت موظفاً طول الوقت بالمؤسسة المعنيَّة ، في أحسن الأحوال ، قد يكون لديك فقط معرفة أوَّلية بدور الإدارات الأخرى بالإضافة إلى إدارتك . وفي بعض الحالات قد تكُون هذه المعرفة مضلِّلة لأنها قائمة على معلومات جزئية .

وهكذا ، قبل إجراء أي مقابلة من الضروري لمحلِّل الوظيفة / العمل أن يراجع معرفته بالمؤسسة . وكخطوة تمهيدية يكون من المفيد غالباً إجراء بعض الأبحاث الأساسية في العلاقة بين الإدارات المختلفة وسريان العمل خلال المؤسسة . وبالإضافة إلى ذلك من المهم تحديد وتصنيف أية وثائق ذات صلة بالموضوع . ودائماً تذكَّر أن الغرض هو جمع المعلومات الواقعية الأساسية وبالتالي يصبح من الضروري فصل هذه المعلومات عن الآراء والتفسيرات . وأية فكرة متصوِّرة مسبقة تكوِّنها كمحلِّل للوظيفة / العمل يجب أن تلغيها تماماً ، فمن الضروري ألاَّ تصدر أحكاماً مسبقة تعرِّض بها نفسك للخطأ .

ومن الضروري أيضاً قبل إجراء المقابلة أن تقوم بإعداد قائمة مراجعة للنقاط الأساسية الواجب تغطيتها . وأحياناً قد يفضل بعض المحلِّلين جمع إستبيانات أكثر تفصيلاً وتختلف من عملية تقييم إلى عملية تقييم أخرى (يوجد مثال عن كلٍ من النوعيْن في الملحق رقم 1) . وبالإضافة إلى ذلك يجب أن تحافظ على إستمرارية إجراء المقَابلة بهدوء وأن تستخدمها في المساعدة في تحديد وتوضيح مطالب الوظيفة / العمل .

خطوات تمهيديـــة Preliminary Steps

تأكد قبل إجراء المقابلة أنه قد تم إتخاذ كافة الإجراءات الإدارية الضرورية . ولا تترك هذه الإجراءات ببساطة إلى الآخرين ولا تفترض أنه قد تم تنفيذها ، فقد تؤثر الأحداث المؤسفة البسيطة على مهمة محلِّل الوظيفة / العمل وتجعله أكثر صعوبة . وعلى وجه خاص:

* تأكد من أن شاغلي الوظائف / الأعمال قد تلقوا معلومات أساسية توضِّح الغرض من عملية التقييم والطريقة التي سيتم بها إدارة هذه العملية .

* حدِّد تاريخاً محدداً وزمناً ومكاناً للمقابلة والتزم به .

* تأكد من أن شاغلي الوظائف/الأعمال ورؤسائهم المباشرين ومديري الإدارات وممثلي الإتحادات قد حصلوا على المعلومات الكافية بشأن المقابلات التي سيتم عقدها ، ويفضل أن يكون ذلك قبل أسبوع على الأقل .

وتأكد من أن شاغلي الوظائف / الأعمال يعرفون أنه ينبغي عليهم إحضار أية وثائق يعتقدون في علاقتها بالموضوع .

- وحتى لو أن المؤسسة المهنيَّة قامت بإنتاج بعض الوثائق العامة ، فمن المفيد أن تكتب مسوَّدة بملاحظة قصيرة لشاغلي الوظائف/ الأعمال باسمك تحدِّد فيها الغرض الرئيسي من مقابلة شاغلي الوظيفة / العمل.

- خصِّص تقريباً نفس المقدار من الوقت لكل مقابلة مع شاغل الوظيفة / العمل . وذلك أن الإختلاف في طول الوقت يجعل بعض شاغلي الوظائف / الأعمال يحسِّون بأن الأهمية النسبية لوظائفهم / أعمالهم قد إستخف بها من بداية عملية التقييم .

ترتيبات بدنية Physical Arrangements

كثيراً ، لاتتأثر الترتيبات الماديَّة التي تحدث فيها المقابلات بمحلِّل الوظيفة / العمل . ومع ذلك من المهم تذكر أنك تبحث عن معلومات وأنك تحصل عليها بطريقة أفضل لو أجريت المقابلة في جو هادئ غير رسمي . وعليك أن تتأكد أن :

- المقابلات تحدث في مكتب وسراً ولا تتعرض لمقاطعات دائمة .
- ترتيبات الجلوس غير رسمية نسبياً . ولا تحاول أن تجلس في مقعد الرئيس خلف مكتب ضخم .
- طفايات السجائر متاحة وتوجد تسهيلات الحصول على قهوة أو شاي إذا لزم الأمر .
المقابلــــــة THE INTERVIEW

المراحل الأوليـــة Initial Stages

تؤثِّر العشر دقائق الأولى لأي مقابلة عادة تأثيراً فعَّالاً على نجاح أو فشل المقابلة . وخلال هذه الفترة يكون لديك ثلاثة أهداف مرتبطة معاً هي:

- أنشئ صلة أو علاقة مع شاغل الوظيفة / العمل .
- إشرح ووضِّح الغرض من المقابلة .
- دع المقابلـــة تستمــــــر.

كما سبق أن ذكرنا ، أنت بوصفك محلِّلاً للوظيفة / العمل عليك أن تبحث عن معلومات وأفضل طريقة للحصول عليها أن يكون المناخ غير رسمي وهادئ . ويتحقق ذلك جزئياً بالبيئة المادية وبطريقتك الشخصية في جعل شاغل الوظيفة / العمل مطمئناً وأن تحصل على ثقته . وفي حالات كثيرة تساعد أشياء بسيطة نسبياً في ذلك مثل دعوته إلى التدخين إن كان مدخِناً وبالتأكيد أي آراء مسبقة مع أو ضد التدخين يجب حظرها بقوة .

ويعتبر ملخص الغرض من المقابلة وصلتها بعملية التقييم ككل طريقة مباشرة نسبياً لكلٍ من إنشاء صلة مع شاغل الوظيفة / العمل وجعل المقابلة تستمر . ويجب إنتهاز الفرصة للتركيز على :

* أنك مهتم فقط بجمع معلومات واقعية .

* أنك غير مهتم الأداء الفردي أو تقييم كيفية أدائهم لواجباتها .

* انهم كشاغلي وظائف / أعمال لهم دور هام وفعَّال في توفير البيانات الأولَّية التي عليها يعتمد نجاح أو فشل عملية التقييم .

* تخضع توصيفات الوظائف / الأعمال إلى موافقة شاغلي الوظائف / الأعمال المسبقة قبل أن تستخدم في أغراض التقييم .

المقابلة الرئيسية The Main Interview

بمجرد الإنتهاء من الترتيبات التمهيدية تصبح المرحلة التالية هي جمع المعلومات الواقعية الأساسية . وللوهلة الأولى من المفيد أن تبدأ بحيادية موضوعاً عاماً. على سبيل المثال يمكن أن تسأل شاغل الوظيفة / العمل الأسئلة التالية :

* صف أو إرسم تمثيلاً للوظيفة التي تقوم بها داخل الهيكل التنظيمي للمؤسسة . أو

* بافتراض عدم وجود تأجيل للأنشطة من اليوم السابق ، صف الأنشطة اليومية منذ بداية أي يوم عادي .

ويعتمد مدى إختيار المجال العام الذي تبدأ به على نوع الوظيفة / العمل الذي يباشره شاغل الوظيفة / العمل . وكقاعدة عامة يكون السؤال الخاص بموضع الموظف بالنسبة للهيكل التنظيمي داخل المؤسسة مناسباً للوظائف / الأعمال الإدارية حيث يتم إدراك وضع شاغل الوظيفة / العمل داخل الهيكل التنظيمي ككل . أما إذا كانت الوظائف / الأعمال كتابية أو يدوية فإن الوضع يكون نسبياً غير مهم وبالتالي يصبح من الأفضل أن تبدأ بوصفٍ للأنشطة اليومية .

وتختلف نقطة بداية المقابلة من حالة إلى أخرى . ويصبح دوْرك هو توجيه المقابلة إلى الأمام بطريقة منظَّمة . ويتحقق ذلك فقط إذا كانت أبحاثك قد وفَّرت لك بعض المعرف الأساسية عن الوظيفة / العمل . وبالإضافة إلى ذلك واعتماداً على هذه الأبحاث ، قائمة المراجعة أو الإستبيان الذي أعددته سيساعدك لتتأكد من أن جميع النقاط الأساسية قد تم تغطيتها .

وأثناء محافظتك على أن تسير المقابلة في إتجاهها المرسوم ، يجب عليك أيضاً أن تهتم بالتركيز على أن الهدف هو الحصول على معلومات من شاغل الوظيفة / العمل . وهكذا وفي هذا السياق ، يصبح من المهم بالنسبة لك أن :

* لاتقود المناقشة بالإعلان عن فهمك للدور العام للوظيفة / العمل أو لموضعه في التسلسل الهرمي العام للوظائف / الأعمال .

* لا تصرِّح بأن ما تعتقده هو الأنشطة الرئيسية التي يؤديها شاغل الوظيفة / العمل .

* لا تناقش فهمك عن ما يمكن أن تكون عليه مسئوليات شاغل الوظيفة / العمل .

وينبع تنظيم المقابلة والسيطرة عليها أساساً من تقنيات إلقاء الأسئلة المستخدمة ، وليس من العبارات الفعَّالة لتفسيرك للبيانات ، أو المقدمة لتصورُّك المسبق لأحكام القيم عن الأهمية النسبية لوظائف / أعمال خاصة ولنوع الطلب الذي نستلزمه .

وخلال المقابلة من الأفضل تبنِّي إلقاء أسئلة ذات إجابات بسيطة تهدف إلى الحصول على معلومات من شاغل الوظيفة / العمل . ومن المفيد تذكُّر أنه في توصيف الوظيفة / العمل أنت مطالب بصياغة المادة بطريقة توضح ما يحدث وبأي مخرج . وهكذا يجب عليك أثناء المقابلة وضع أسئلة تهدف باستمرار إلى الحصول على هذا النوع من المعلومات . وتلك الأسئلة تتصدرها كلمات ما هي ، وكيف ولماذا .

وبالتأكيد ستطرح عدداً من الأسئلة المباشرة التي تتطلب إجابات صريحة – وهو ما يتوقعه منك شاغل الوظيفة / العمل – مثل :

* ماذا يحدث لو أن الماكينة تعطلت ؟
* كم عدد الأفراد الذين يرفعون إليك تقاريرهم ؟
* من الذي ترفع إليك تقريرك ؟
* من أين يأتى اليك وظيفتك / عملك ؟