تعال " نُهَنْدِر " مكاتبنا...

[أبو أشواق]

from my E-mail


لعلك في البداية سوف تسألني عن معنى "الهَنْدَرَة"، ولن أستغرب

ذلك، ولكني سوف أصاب بخيبة الأمل إذا سألتني: ما معنى مكتب ؟!

"الهندرة" كلمة منحوتة من كلمتين: (هندسة) و (إدارة) وتعني إعادة

الهيكلة أو إعادة البناء. وأظنك الآن قد فهمت قصدي مما نريده من

مكاتبنا.. أَعِدْ بناء مكتبك بعقلية ونظام المهندس؛ فهيَّا معي.

** إذا لاحظت أوراقًا على مكتبك لا تعرف متي وضعت، فأنت تعاني….

** إذا كنت تردد : (لقد كانت الورقة هنا.. أين ذهبت؟!) فأنت تعاني..

** إذا كنت تحتفظ دائمًا بأوراق دون أن تستعملها، فأنت تعاني…

** إذا كنت تذهب إلى الاجتماعات دون ترتيب جَيِّد لغياب بعض المعلومات عنك، فأنت تعاني…

** إذا كنت تعتبر نفسك مُنَظَّماً وتقضي في اليوم 20 دقيقة؛ لترتيب أوراقك فأنت تعاني..

** إذا كنت تحفظ بعض الأوراق في غير ملفاتها، فأنت تعاني..

** إذا كانت سلة المهملات عندك تخرج بلا ورق كل يوم.. فأنت تعاني..

** إذا كنت لا تستطيع العثور على أي ورقة خلال دقيقة واحدة، فأنت تعاني..

** إذا كنت تتلقى مكاتبات تقول لك: (ما زلنا في انتظار رَدِّك) فأنت تعاني..

ولذلك ابدأ من الآن في ترويض النَّمِر الورقي على مكتبك، وهناك ثلاث

طرق فقط لتجعل هذا النمر طَوْعَ يمينك:

الطريقة الأولى: الأوراق على مكتبك..

عندما تكون الأوراق على مكتبك، فإن هذا يعني أنها غير مخزنة، ولكن

إما أنك تقوم بقراءتها أو أنك تقوم بكتابتها أو أنك تُوَقِّع عليها أو تعرضها،

ودعني أسألك: هل تترك أموالك على المكتب ثم تضع عليها أموالاً ثم

أموالاً ثم أموالاً ثم تدعي أنك سُرِقْت؟!.. إن الأمر بالنسبة لورقة مهمة

قد يكون أخطر من أموال كثيرة؛ فقد تتعلق تلك الورقة بحياة بشر.

ودعني أقول.. مكتبك ليس مخزنًا، مكتبك من الفِعْل (كَتَب) (يَكْتُب)

فهو للكتابة والقراءة فقط .

الطريقة الثانية: الورقة تُخَزَّن

عندما لا تكون في حالة استعمال للورقة ما فلا تضعها على مكتبك أبداً،

وقم بتخزينها فوراً، وتخزينها يعني أنك تضعها في الملف المناسب لها،

الطريقة الثالثة: الورقة في سلة المهملات

إذا كنت لن تحتفظ بالورقة فإن أقرب الأماكن لها هي سلة المهملات،

واسأل نفسك: ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث لو أنني تخلصت من

هذه الورقة؟ وفي الواقع سوف تجد الإجابة: لا شيء؛ لأنها لو كانت ذات

أهمية لاحتفظت بها في الملف الخاص بها.




Thanks all

[عسى&ى&ى ماشر]

<center> اخي العاشق موضوح حلو ولو ان مالي دخل بالمكاتب

بس يذكرني بموضوع لك كان اسمه

اسمه

اسمه

مدري بس الظاهر ثمانين خطوه لتصبح مدري وشو

اذكر اني شفت خطوتين بعدين بح

وينه على فكره

سلام

[ALAMEER99]

بسم الله .... وبه نستعين
أما بعد :-

أحياناً تغلبنا الرغبة في الإنجاز لتنسينا روعة التنظيم
ومن هنا
أجد أن مبدأ ( الألفات الأربع ) مبدأ رائع في التعامل مع المعملات والأرواق التي تجدها على مكتبك ...وهي ببساطة لا تخرج عن كونها مهمة جداً فتحتفظ بها لديك أو أن تكون مهمة إنهائها من مسؤولياتك أو يكون ذلك من مسؤوليات غيرك أو لا تكون مهمة أبداً
ولهذا فإن مبدأ التعامل معها يتلخص ببساطة فيما يلي :-

1 - الألف الأول هو ( أنجز )
وهذا يستدعي أن تقوم بإنجاز كافة المعاملات التي تأتي إليك فوراً دون تأخير ولا تبقيها على مكتبك ( أبداً )

2 - الألف الثاني هو ( أحل )
وهذا يستدعي أن تقوم بإحالة كافة المعاملات والأوراق التي تأتي إليك وتكون من مهام الآخرين ومسؤولياتهم وليكن ذلك فوراً دون تأخير ولا تبقيها على مكتبك ( أبداً )

3 - الألف الثالث هو ( أرشف )
وهذا يستدعي أن تقوم بإحالة كافة المعاملات والأوراق التي تأتي إليك وتكون منتهية ولا يرتبط بها عمل آخر بعدها ومهمة إلى الملفات أو القسم المخصص لأرشفة مثل هذه الأوراق وحفظها ( إن كانت مهمه ) فقط

4 - الألف الرابع هو ( أتلف )
وهذا يستدعي أن تقوم بإتلاف كافة المعاملات والأوراق التي تأتي إليك وتكون منتهية ولا يرتبط بها عمل آخر بعدها وغير مهمة ، لأن بقائها سيكون عبء كبير لا يستفاد منه ..

هذه بإختصار طريقة ( الألفات الأربع ) في التعامل مع الأوراق

شكراً لك أخي العاشق على هذا الموضوع الرائع ....

ودمتــــــم ،،،،،،

[أبو أشواق]

السلام عليكم..........

اخي العزيز عسى&ى&ى ماشر ... يعطيك العافية على المرور ..

و الموضوع اللي تتكلم عنه .. ان شاء الله نكمله بعد الاجازة

*******************************************

اخي العزيز ALAMEER99 ..

الله يعطيك العافية على ما اتحفت الموضوع به ...

منكم نستفيد اخي الحبيب ..

تشكورااااااااااااااااااتي لكم ..

[أبو أشواق]