إدارة المنظمات غير الربحية ..

[عاشق القمر]

الإدارة العامة
وهي عبارة عن مجموع الإدارات الفرعية والهياكل الوظيفية في المنظمة.
1- المدير التنفيذي
وهو الشخص الذي يتم تعيينه من قبل الهيئة الإدارية ضمن مواصفات شخصية وعلمية عالية تؤهله من تنفيذ والإشراف على تنفيذ أعمال المنظمة المتنوعة ومتابعة إدارة أجهزتها والتنسيق فيما بينها،
وفيما يلي عرض لأبرز المهام التي يقوم بها المدير التنفيذي:
دعم إدارة ومهام الهيئة الإدارية من خلال توفير الاستشارة والتوصيات والمعلومات لها ومساعدتها في عملية التقييم
تحقيق التواصل بين الهيئة الإدارية وبين العاملين في المنظمة
يعد تقارير عن إنجازات المنظمة ويعرضها على الهيئة الإدارية في اجتماعاتها لدورية
يساعد في إعداد جدول اجتماعات الهيئة الإدارية بالتنسيق مع المعنيين
ينسق مع رؤساء اللجان حول اجتماعاتها ونشاطاتها
يحدد مع المعنيين احتياجات المنظمة من موظفين ومعدات ويضع المواصفات المطلوبة
تجميع وتوزيع المعلومات على الهيئة الإدارية والعاملين وأعضاء المنظمة
مساعدة المعنيين بإعداد التقرير الإداري والمالي السنوي للمنظمة
يضع نظام العمل لإدارات المنظمة ويشرف على أعمال تلك الإدارات
متابعة إدارة الموارد البشرية والمالية للمنظمة
وضع نظام العمل والعلاقات الوظيفية في المنظمة والإشراف على حسن تطبيقه
يعقد اجتماعات دورية للعاملين والمتطوعين ليزودهم بالمعلومات وللاستماع إلى اقتراحاتهم وتوصياتهم
يتابع بشكل مباشر أعمال وإنجازات العاملين ويطلب منهم إعداد تقارير تصف إنجازاتهم
يطلب من العاملين وضع خطط عمل لهم ويناقش إجراءاتها معهم
يقوم بعمل تقييم دوري لأداء الموظفين ويطلع رئيس الهيئة الإدارية على نتائج هذا التقييم

2- إدارات المنظمة
تتنوع إدارات المنظمة اعتماداً على حجم المنظمة وطبيعة عملها وإمكاناتها، وبشكل عام تضم المنظمات الإدارات التالية:
إدارة شؤون الموظفين:
تقوم هذه الإدارة بتحديد المهام المطلوب إنجازها في المنظمة وتحديد الأشخاص الذين سيقومون بتنفيذ هذه المهام والمواصفات والمهارات التي من الواجب توافرها بهم لتنفيذ ما هو مطلوب منهم، كما يقوم هذا القسم بإعلام العاملين بسير أعمال المنظمة ووضع نظام عمل يقدم لهم وصفاً مفصلاً لكل إدارة أو قسم في المنظمة. كما يضع هذا القسم نظام ترقيات وحوافز العاملين.
الإدارة المالية:
هي الإدارة المعنية بالتخطيط والتنظيم للشؤون المالية والمحاسبة في المنظمة وإعداد الكشوفات المحاسبية الخاصة بالنفقات والواردات لمالية المنظمة وإعداد الموازنات السنوية.

إدارة المعلومات والتكنولوجيا:
هي الإدارة المعنية بتوفير قواعد المعلومات وتجميعها وفهرستها وكل الشؤون ذات العلاقة بتوفير المعلومات وطرق إيصالها وبالتحديد الطرق التي تعتمد على تكنولوجيا المعلومات.
إدارة العلاقات العامة والتسويق والإعلام:
تقوية العلاقات الداخلية للمنظمة بين الهيئة ومنتسبيها، وكذلك العلاقات الخارجية للمنظمة مع الهيئات الأخرى التي تسعى المنظمة للتعامل معها، واستخدام كافة وسائل الإعلام والاتصال للتعريف بالمنظمة وغاياتها.

[عاشق القمر]

3- إدارة الموارد البشرية
التوظيف والوصف الوظيفي يعكس توظيف شخص ما الحاجة الماسة إلى مؤهلاته وخبراته ومهاراته، في أحد أقسام الجمعية. وليكون الاختيار صحيحا يجب أن تشمل عملية التوظيف من العناصر التالية:
• تحديد الحد الأدنى من المتطلبات قبل الإعلان عن الوظيفة.
• إجراء مقابلات واعتماد آلية اختيار من قبل لجنة خاصة، ثم تقييم الأشخاص اعتمادا على متطلبات المؤسسة، آخذين بعين الاعتبار عدم التحيز عند الاختيار . فالاختيار الجيد للموظفين يتم وفق حاجة العمل ومضمونه، كما أن التخطيط للأشخاص الجدد أمر ضروري قبل بدئهم بالعمل ويتوجب تعريفهم قبل مباشرتهم العمل بأقسام المنظمة وبرامجها والعاملين فيها. ولتحديد مهام ومسؤوليات الموظف في المنظمة فإنه عادة ما يتم اللجوء إلى إعداد وصف وظيفي لكل العاملين فيها، ومن أهم مواصفات الوصف الوظيفي هو أنه يصاغ بطريقة واضحة ومحددة ومرنة ويستعمل لغة غير غامضة أو تتحمل عدة تفسيرات، ولوضع وصف وظيفي دقيق يجب أن يتضمن الأمور الرئيسية التالية:
• عنوان الوظيفة:مدير تنفيذي، مدير برامج، مدير مشاريع، باحث، باحث مساعد، سكرتير...إلخ.
• الغاية من الوظيفة: وهي عبارة عن ملخص لطبيعة الوظيفة والأهداف التي تتوقع المنظمة من هذه الوظيفة تحقيقها ومجال عمل هذه الوظيفة.
• المواصفات والمهارات:
وهي عبارة عن المهارات الأساسية الواجب توافرها في الموظف لأداء هذه الوظيفة، كالخبرات والشهادة العلمية واستخدامات الكمبيوتر والمهارات الشخصية الأخرى.
• المهام:
ويعرض هذا القسم من الوصف الوظيفي كافة المهام والمسؤوليات الرئيسية والمستمرة والفرعية لهذه الوظيفة، ويتم عرضها حسب الأهمية.
• العلاقات والأدوار:
ويحدد هذا القسم علاقة هذا المسمى الوظيفي بباقي المسميات الوظيفية التي يتصل عملها به، ويحدد دور كل منها.
تدريب الموظفين يجب أن تسعى المنظمة وبشكل مستمر إلى رفع كفاءة العاملين فيها وتدريبهم على مواضيع تساعدهم على رفع أدائهم النوعي، ضمن إطار يحقق العدالة بين الموظفين. فتدريب الموظفين وصقل مهاراتهم أو إكسابهم مهارات جديدة من المواضيع الهامة التي يجب أن توليها المنظمة اهتمامها لما سينعكس ذلك على تنمية قدرات كوادرها البشرية. وتتنوع المواضيع التي يمكن تدريب العاملين عليها فمنها ما يتعلق بالمهارات الشخصية والإدارة واستخدامات الكمبيوتر، وغيرها. ومن المفضل أن يقوم مدراء الدوائر بالتنسيق مع المدير التنفيذي بتحديد الاحتياجات التدريبية التي يحتاجها موظفو المنظمة من فترة لأخرى.
وسائل ومهارات تحفيز الموظفين التحفيز
هو مجموعة الدوافع التي تدفعنا لعمل شيء ما، فالمسؤول لا يستطيع أن تحفز مرؤوسيه ولكنه يستطيع أن يوجد لهم أو يذكرهم بالدوافع التي تدفعهم وتحفزهم على إتقان وسرعة العمل.
وهناك عدّة عوامل تأثر على الموظف؛
أولاً، شعور الموظف أنه جزء لا يتجزأ من هذه المنظمة. نجاحها نجاح له وفشلها فشل له، فإذا استطاع المسؤول أن يوصل تلك المفاهيم إلى العاملين معه فسيكون قد وضع يده على أكبر حافز لهم، فهم لا يعملون لصالح المسؤول بل هم يعملون لصالح المنظمة ككل.
ثانياً، اقتناع كل موظف في المنظمة أنه عضو مهم فيها. فمهما كان عمله صغيراً فلا يوجد أبداً عمل تافه، فإذا شعر العامل بأهميته بالنسبة للمنظمة التي يعمل فيها سيكون ذلك دافعاً كبيراً لتحسين أدائه في عمله، بل سيزيده إصراراً على الابتكار في كيفية أدائه لذلك العمل.
ثالثاً، وجود مساحة للاختيار. لابد للمسؤول الناجح أن يترك مساحة للاختيار للعاملين معه، فيطرح عليهم المشكلة، ويطرح بدائل لحلها، ويستشير العاملين معه حتى إذا وقع اختيارهم على بديل من البدائل المطروحة عليهم تحملوا مسؤوليتها مع المدير، وأصبح لدى كل واحد منهم الحافز القوي على إتمام نجاح ذلك العمل.
وهناك عدّة طرق لتحفيز الموظفين، كطريقة التخويف بأن يصف لهم المسؤول الصعاب التي تحيط بعمل المنظمة وإدراك الوقت لهم وغيرها من وصف المخاطر، أو عن طريق المكافآت والحوافز المادية، أو عن طريق إتاحة الفرصة لهم بالمشاركة في صنع القرار أو اتخاذه.
تقييم أداء الموظفين من المفترض أن يقوم المدير التنفيذي من فترة إلى أخرى بإجراء تقييم لأداء العاملين في المنظمة، ويقوم بذلك من خلال إعداد تقرير تقييمي لهم يتضمن عناصر رئيسية يحددها هو حسب احتياجات العمل داخل المنظمة وحسب المسمى الوظيفي لكل عامل في المنظمة. وتقوم بعض المنظمات بالطلب إلى العاملين فيها بإعداد تقرير تقييمي للأعمال التي أنجزوها خلال مدة معينة عادة ما تكون ثلاثة أشهر.
وفي كلتا الحالتين، على المدير التنفيذي أن يراجع هذه التقارير ويجعلها أساساً لمكافأة العاملين أو لفت انتباههم للتقصير الحاصل من طرفهم في إنجاز المهام المطلوبة منهم. وتعتبر هذه التقارير من الوثائق الهامة التي تساعد المنظمة على تحديد إمكانات مواردها البشرية وبالتالي تحديد احتياجاتها في هذا المجال من تطوير وتحسين.

تم بحمد الله ,,,

منقول للفائدة